หน วยการเร ยนร ท 4 เร อง การใช โปรแกรม Microsoft Access

Transcription

1 หน วยการเร ยนร ท 4 เร อง การใช โปรแกรม Microsoft Access ความร ท วไปเก ยวก บโปรแกรม Microsoft Access โปรแกรม Microsoft Access เป นโปรแกรมในตระก ล DBMS ต วหน ง ซ งโปรแกรม เหล าน จะม ความสามารถค อ กาหนดน ยามข อม ล (Data Definition) การจ ดการก บข อม ล (Data Manipulation) และการควบค มข อม ล (Data Control) ความสามารถของ Access ได แก 1. กาหนดกฎในการตรวจสอบข อม ลเพ อให ค ย ข อม ลท ถ กต องได 2. ถ ายเทข อม ลก บโปรแกรมอ นๆ บน Microsoft Windows ได 3. ถ ายเทข อม ลก บโปรแกรมและฐานข อม ลอ นๆ เช น dbase, FoxBASE, Excel เป นต น 4. เร ยกค นข อม ลท ต องการได โดยผ านระบบกราฟ ก 5. สามารถสร างระบบร กษาความปลอดภ ยให ก บข อม ลได โปรแกรม Microsoft Access ม Object หล ก อย 6 Object ค อ 1. ตาราง (Table) หมายถ ง ส วนท ใช สาหร บการเก บข อม ลจากแหล งข อม ลต างๆ ท นาเข า ฐานข อม ล ซ งสามารถนาเข าได หลายประเภท เช น ข อม ลท เป นต วเลข ต วอ กษร ภาพ และเส ยง เป นต น โดยผ ใช จะสามารถกาหนดช อของเขตข อม ล (Field) และชน ดของเขตข อม ลได หลากหลายตามความต องการ สามารถกาหนดการตรวจสอบข อม ลท จะกรอกในเขตข อม ลต างๆ ได อ กด วย แผนภาพท 11 แสดงตารางเก บข อม ลรายช อหน งส อ การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 1

2 2. แบบสอบถาม (Query) ใช สาหร บการรวมตารางหลายๆ ตารางเข าด วยก นตามต องการ โดย อาจเล อกให แสดงหร อไม แสดงข อม ลบางต วในตารางใหม ท รวมการค นหาข อม ล การคานวณ เป นต น แผนภาพท 12 แสดงต วอย างแบบสอบถามเพ อค นหารายช อหน งส อ 3. ฟอร ม (Form) ใช สาหร บการร บข อม ลทางหน าจอเข าส ฐานข อม ล โดยผ ใช สามารถกาหนด ร ปแบบในการร บเข าข อม ลและป มกดต างๆ ในการใช งานได เอง แผนภาพท 13 แสดงการร บข อม ลทางหน าจอโดยใช ฟอร มและป มกด การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 2

3 4. รายงาน (Report) ใช สาหร บจ ดร ปแบบแผ นข อม ลเพ อพ มพ ออกทางเคร องพ มพ นอกจากจะ จ ดร ปแบบให เก ดความสวยงามได แล ว ย งสามารถจ ดกล มข อม ลตามต องการได อ กด วย แผนภาพท 14 แสดงรายงานก อนการพ มพ ออกทางเคร องพ มพ 5. แมโคร (Macro) เป นการใช คาส งสาเร จร ปท ม อย มาเร ยงเพ อให โปรแกรมทางานตามคาส งท เร ยงลาด บเอาไว แผนภาพท 15 แสดงการสร างแมโครให ค นหาข อม ล การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 3

4 6. โมด ล (Module) เป นส วนเก บคาส งท ถ กสร างข นโดยการเข ยนโปรแกรมตามหล กไวยากรณ ของ Visual Basic และ SQL ซ งจะใช เม อคาส งใน Macro อาจไม ซ บซ อนเพ ยงพอ ในการสร างฐานข อม ลด วย Microsoft Access อาจไม จาเป นจะต องใช Object ท ง 6 ในการทางานก ได การจะใช ต วใดทางานน น ข นอย ก บความเหมาะสมของงานท ทา การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 4

5 การเข าและออกจากโปรแกรม Microsoft Access 1. การเข าส โปรแกรม Microsoft Access การเข าส โปรแกรม Microsoft Access สามารถเข าส โปรแกรมได หลายว ธ ตามความถน ดของผ ใช แต ละคน ซ งสามารถกระทาได ด งต อไปน 1. การเข าส โปรแกรมผ านทางไอคอน โดยการคล กคล กท ไอคอนของโปรแกรม Microsoft Access บนหน าจอ ด งร ป ไอคอนของโปรแกรม Microsoft Access แผนภาพท 17 แสดงไอคอนของโปรแกรม 2. การเข าส โปรแกรมผ านทาง Start Menu โดยการคล กคล กท Start All Programs แล วคล กโฟลเดอร Microsoft Office แล วคล กท Microsoft Access 2010 เพ อเข าส โปรแกรม ด งร ป การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 5

6 2) คล ก All Program 1) ไอคอน Start แผนภาพท 18 แสดงข นตอนการเข าส โปรแกรมผ านทาง Start Menu 3) คล ก Microsoft Access 4) คล ก Microsoft Access 2010 แผนภาพท 19 แสดงข นตอนการเข าส โปรแกรมผ านทาง Start Menu หล งจากท เข าส โปรแกรมโดยว ธ การด งกล าวข างต น จะปรากฏหน าต างของโปรแกรมข นมาและจะม รายการให เล อกว าจะสร างแฟ มข อม ลใหม หร อจะเป ดแฟ มข อม ลเก าท ม อย ด งร ป การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 6

7 แผนภาพท 20 แสดงหน าต างของโปรแกรม Microsoft Access 2010 ส วนประกอบของฐานข อม ลใน Microsoft Access 2010 ก อนจะเร มทางานในฐานข อม ล เราควรมาทาความเข าใจก นก อนว า ในหน าต างการทางานฐานข อม ลน น ม ส วนประกอบท สาค ญอะไรบ าง ซ งส วนประกอบท สาค ญในหน าต างฐานข อม ลน นจะประกอบไปด วย 2.ป ม แฟ ม (File) 1.แถบช อเร อง (Title Bar) 7.ป มควบค ม Windows 4.ร บบอน (Ribbon) 6.เนว เกช นเพน (Navigvation Pane) 5.พ นท การทางาน 3.แถบคาส ง (Menu Bar) 8.แถบสถานะ (Status Bar) แผนภาพท 21 แสดงส วนประกอบของฐานข อม ลใน Microsoft Access 2010 การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 7

8 1. แถบช อ = ใช แสดงช อโปรแกรม และช อไฟล ฐานข อม ลท เป ดใช งาน 2. ป ม แฟ ม (File) = ใช จ ดเก บเมน คาส งต าง ๆ เช นเด ยวก บป ม Office ในโปรแกรม Microsoft Access แถบเมน = ใช แสดงเมน คาส งท ใช ในโปรแกรม 4. ร บบอน = ใช แสดงไอคอนเคร องม อท ต องใช งานบ อย ๆ 5. พ นท การทางาน = ใช แสดงรายการทางานต าง ๆ ในฐานข อม ล 6. Navigation Pane = ใช แสดงรายช อออบเจ กต ในฐานข อม ล 7. ป มควบค ม Windows = ใช ควบค มการเป ด - ป ด หน าต างฐานข อม ล 8. แถบสถานะการทางาน = ใช แสดงสถานะการทางานต าง ๆ ของโปรแกรม 2. การออกจากโปรแกรม Microsoft Access เม อต องการจบการทางานของโปรแกรม Microsoft Access สามารถออกจากโปรแกรมได ง ายๆ โดยม 2 ว ธ การด งน 1. ไปท เมน แฟ ม แล วเล อกคาส ง จบการทางาน ด งร ป จบการทางาน แผนภาพท 22 แสดงการออกจากโปรแกรมโดยการเล อกท จบการทางาน การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 8

9 2. คล กเมาส ท ป มป ดหน าต างหล กของโปรแกรม ด งร ป คล กเพ อป ดโปรแกรม แผนภาพท 23 แสดงการออกจากโปรแกรมโดยการคล กท ป มป ดหน าต าง 3. แถบเคร องม อของโปรแกรม Microsoft Access เพ อความสะดวกในการใช งานโปรแกรม Microsoft Access จะม แถบเคร องม อช อ ฐานข อม ล หร อ Database โดยจะใช ในการทางานต างๆ ในหน าต าง ฐานข อม ล ซ งเป นหน าต างหล กท เช อมไป ทางานก บส วนอ นๆ แถบเคร องม อม ล กษณะด งร ป แผนภาพท 24 แสดงแถบเคร องม อฐานข อม ล (Database) การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 9

10 บนแถบเคร องม อ ฐานข อม ล จะม ป มคาส งต างๆ ซ งม รายละเอ ยดการทางานด งน ป มคาส ง รายละเอ ยดของการทางาน การปร บเปล ยนม มมองในฐานข อม ล นาข อม ลจาก Clipboard ลงในฐานข อม ล ส งส งท เล อกไปย ง Clipboard สาเนาส งท เล อกไปย ง Clipboard ค ดลอกว ตถ หร อข อความท เล อกไว ต วกรองข อม ล การเร ยงลาด บข อม ลจากน อยไปหามาก การเร ยงลาด บข อม ลจากมากไปหาน อย เอาการเร ยงลาด บออก ส วนท เล อก ต วเล อกต วกรองข นส ง สล บต วกรอก ฟ นฟ ท งหมด สร างรายการใหม บ นท กรายการหร อระเบ ยน ลบระเบ ยน ผลรวม ตรวจสอบต วสะกด เพ มเต มรายการหร อระเบ ยน ค นหา แทนท ไปท เล อกว ตถ ปร บขนาดให พอด ก บฟอร ม สล บหน าต าง แผนภาพท 25 แสดงรายละเอ ยดของแถบเคร องม อฐานข อม ล (Database) การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 10

11 สร ป การเข าโปรแกรม Microsoft Access ให คล กป ม Start ท Taskbar เล อนต วช เมาส ไป ท Programs เล อนต อไปจนถ งโปรแกรม Microsoft Access แล วคล ก หร อ ด บเบ ลล กท ไอคอน ของโปรแกรม Microsoft Access การออกจากโปรแกรม Microsoft Access ท เมน แฟ ม (File) เล อกจบการทางาน (Exit) หน าต างแรกของ Microsoft Access ม กล มคาส งในเมน บาร เพ ยง 2 กล ม ค อ File ก บ Help เม อเป ดหร อสร างแฟ มข อม ลแล วจะม กล มคาส งเพ มเป น 6 กล ม ค อ File Edit View Security Windows และ Help การเร ยกใช กล มคาส งโดยใช เมาส เล อนไปคล ก หร อ กด Alt+ ต วอ กษรข ดเส นใต ช อกล ม แถบเคร องม อ (Toolbar) เป นท รวมป มคาส งท ใช เมาส คล กได ม ด วยก นหลายช ด สามารถ กาหนดให แสดงหร อไม แสดงก ได โดยเล อกเคร องม อจากเมน ม มมอง (View) คล กเล อก ช ดแถบเคร องม อ ท ต องการ ให ม เคร องหมายนาหน าเพ อแสดง ไม ม ไม แสดง เม อเป ดฐานข อม ลใหม จะม กรอบฐานข อม ล ในฐานข อม ลประกอบด วย 6 ส วน ซ งจะอย ท ป ายทาง ซ ายม อของกรอบ ส วนทางขวาม อของกรอบจะเป นส วนแสดงองค ประกอบท อย ในป ายในการเล อกองค ประกอบน น ให คล กท ป ายซ ายม อ แล วเล อกคล กองค ประกอบทางขวาม อ จากน นคล กป ม Open ท อย ด านบน หร อกด ด บเบ ลคล กท องค ประกอบน นเพ อเป ดได เลย ฐานข อม ลของ Microsoft Access ม นามสก ลเป น MDB ประกอบด วยข อม ล 6 ชน ด ค อ 1. ตาราง (Table) เป นข อม ลด บของฐานข อม ล โดยม คอล มน ของตารางเป นเขตข อม ลหร อห วข อ ย อยของข อม ลม แถวของตารางเป นระเบ ยนของข อม ลหร อรายละเอ ยดในห วข อของข อม ล 2. แบบสอบถาม (Query) เป นเคร องม อสาหร บเล อกข อม ล ลบระเบ ยน เพ มระเบ ยนจากตาราง ตามเง อนไข 3. ฟอร ม (Form) เป นเคร องม อช วยในการกรอกข อม ลเพ มเต ม ลบ หร อแก ไขระเบ ยน 4. รายงาน (Report) เป นส วนท ช วยให ผ ใช สามารถออกแบบการแสดงข อม ลได อย างสวยงาม ง ายต อการทาความเข าใจ 5. แมโคร (Macro) เป นช ดคาส งท รวบรวมงานท ทาซ าๆ ก นไว ทาให ไม ต องทางานอย างเด ยวก น หลายๆ หน 6. โมด ล (Module) เป นช ดคาแนะนาและท างานอย างใดอย างหน งตามท กาหนดไว เข ยนอย ในร ป ภาษา Visual Basic การจ ดการฐานข อม ล รห สว ชา ง30207 ระด บช นม ธยมศ กษาป ท 5 คร ผ สอน คร ศ ร น ช ใจศ ลธรรม หน า 11